Documents à demander à un fournisseur alimentaire pour établir une fiche technique

Une fiche technique est aussi fiable que les documents qui la nourrissent. Voici ceux qu’il est d’usage de demander à un fournisseur, ce qu’il faut contrôler à réception et comment relancer quand une information manque.

Par Rédaction LaFicheIAPublié le 13 novembre 20263 min de lecture

Cartons empilés sur une palette et responsable contrôlant les documents d’un lot dans un entrepôt

Les documents à demander

Document	Il permet de renseigner	À contrôler à réception
Spécification produit	Dénomination, ingrédients, caractéristiques, conservation	Date ou numéro de version ; ordre pondéral et pourcentages des ingrédients
Déclaration d’allergènes	Allergènes présents, mentions de traces	Cohérence avec la liste d’ingrédients ; formulation exacte conservée
Tableau nutritionnel	Déclaration nutritionnelle	Base (100 g, 100 ml), unités, origine des valeurs
Fiche logistique	Quantité nette, unités par carton, palettisation	Unités cohérentes avec la spécification
Certificats et analyses	Documents associés à la fiche, critères de qualité	Date de validité, produit et site concernés
Informations sur le fabricant	Fournisseur, pays de fabrication	Raison sociale et pays distincts du négociant éventuel

Pour la façon de ramener ces documents à une structure unique, lisez comment exploiter une fiche technique fournisseur. Si le fournisseur est établi hors de France, voir aussi la fiche technique pour importateurs.

Pourquoi ils comptent

Le règlement INCO prévoit que l’exploitant qui fournit une denrée à un autre exploitant lui transmette des informations suffisantes pour que celui-ci remplisse ses obligations (article 8). Pour cela, vos informations doivent elles-mêmes venir de documents identifiables. La traçabilité prévue par le règlement (CE) n° 178/2002 va dans le même sens : savoir de qui l’on tient une denrée, et le pouvoir prouver.

Un message à adapter

Demandez tout en une seule fois, avec le produit identifié, plutôt que de relancer document après document.

Exemple de message

Bonjour,

Dans le cadre du référencement de [produit, référence fournisseur], nous établissons notre fiche technique et avons besoin des documents suivants, en version à jour et datée :

- la spécification produit ;

- la déclaration d’allergènes, avec les éventuelles mentions de traces ;

- le tableau nutritionnel, en précisant la base (100 g ou 100 ml) ;

- la fiche logistique (quantité nette, unités par carton, palettisation) ;

- les certificats et analyses disponibles pour ce produit.

Pouvez-vous également nous confirmer la conservation après ouverture, si elle s’applique, ainsi que le pays de fabrication ?

Si une information n’est pas disponible, merci de nous l’indiquer afin que nous le notions dans notre dossier.

Cordialement,

Quand le fournisseur ne répond pas

Notez l’information comme « information non trouvée », avec la date de la demande.
Ne la remplacez ni par une valeur déduite d’un produit voisin ni par une valeur d’une ancienne version, sans la signaler.
Faites figurer le champ comme « à vérifier » dans la fiche tant que le document n’est pas reçu.
Consignez les relances : en cas de question d’un client, vous pourrez montrer ce qui a été demandé et quand.

Liste de contrôle

Avant de classer un dossier fournisseur

Chaque document porte une date ou un numéro de version.
Le produit visé (référence fournisseur) apparaît dans chaque document.
La liste d’ingrédients et la déclaration d’allergènes sont cohérentes.
La base du tableau nutritionnel est indiquée.
Les informations manquantes sont listées avec la date de demande.

Une fois le dossier complet, suivez la méthode pour faire une fiche technique alimentaire. Le jour où le fournisseur révise un document, la procédure de mise à jour d’une fiche technique prend le relais.